Wie checke ich Teilnehmende in die Veranstaltung ein?

Unsere Funktion zum Einchecken von Teilnehmenden unterstützt Ihre hybriden und Vor-Ort-Veranstaltungen, indem sie Ihrem Team die Möglichkeit gibt, zu verfolgen, wer an der Veranstaltung teilnimmt.

Mit unserer Onsite-App kann Ihr Team die Teilnehmenden manuell ein- oder auschecken, oder Sie können einen Kiosk-Modus anbieten, damit die Teilnehmenden selbst ein- und auschecken können.

Personen hinzufügen

Bevor Sie die Funktion "Einchecken" verwenden können, müssen Sie eine Liste der Personen erstellen, die an der Veranstaltung teilnehmen werden. Dadurch wird festgelegt, wer in Ihre Veranstaltung oder Programmpunkte ein- und ausgecheckt werden kann. 

Um Ihre Personenliste zu erstellen, fügen Sie mit einer der folgenden Methoden Profile zur Personenbibliothek hinzu:

• Fügen Sie Profile manuell über die Schaltfläche "Person hinzufügen" hinzu
• Fügen Sie Profile hinzu, indem Sie unsere Excel-Vorlage importieren
• Synchronisieren Sie Profile aus Ihrer Registrierung oder einer anderen Integration

Check-in einrichten

Im Bereich "Vor-Ort-App" Ihres Experience Managers finden Sie eine Option für den Check-in, mit der Sie Einladungen an Personen senden können, die den Check-In-Prozess für Ihre Veranstaltung verwalten sollen. 

Check-In-Einladungen werden per E-Mail verschickt und enthalten einen eindeutigen Zugangscode, mit dem sich der Empfänger bei der Onsite-App für die Veranstaltung anmelden kann. Diejenigen, die bereits als Veranstalter für dieses Event aufgeführt sind, haben automatisch Zugriff auf die Check-In-Funktion für alle Veranstaltungen, die in Ihrer Organisation aufgeführt sind und können sich mit ihren Experience-Anmeldedaten (E-Mail und Passwort) anmelden.

 

Einladungen für die Onsite-App versenden

• Öffnen Sie das Menü der Vor-Ort-App, um auf die Option Check-in zuzugreifen
• Wählen Sie auf der Registerkarte Benutzer die Schaltfläche Einladen
• Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie einladen möchten, gefolgt von der Sprache, in der die Einladung gesendet werden soll.

Sobald eine Einladung versendet wurde, wird eine E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse geschickt. Diese E-Mail enthält einen Zugangscode, mit dem sich die Person bei der Onsite-App anmelden müssen, um auf die Check-In-Funktion zuzugreifen.

Veranstalter im Experience Manager können die zugewiesenen Zugangscodes sehen, indem sie das Augensymbol auswählen. Zusätzliche Optionen zum erneuten Versenden von "E-Mail senden" und zum Löschen stehen zur Verfügung, um Sie bei Bedarf beim erneuten Versenden oder Entfernen des Zugriffs zu unterstützen.

Einstellen der Check-In-Optionen

Auf der Registerkarte "Einstellungen" des Bereichs "Check-in" von Experience finden Sie zusätzliche Optionen, mit denen Sie die für die Veranstaltung verwendete Funktion "Check-in" für Teilnehmenden anpassen können. 


Kiosk-Modus 
Mit dem Kiosk-Modus Ihrer Check-In-Funktion können Sie Ihren Teilnehmenden eine Selbstbedienungsoption anbieten, um den Check-in/out-Prozess vor Ort abzuschließen. Dies kann durch das Scannen des QR-Codes erfolgen, der im Teilnehmer-Dashboard des Event Spaces verfügbar ist, oder durch die Nutzung der verfügbaren Suchoption in der Vor-Ort-App. 

Ihr Kiosk-Modus kann im Bereich "Einstellungen" auf der Seite "Check-in" unter "Vor-Ort-App" im Experience Manager aktiviert und angepasst werden.

Check-out
Auf der Registerkarte "Einstellungen" finden Sie auch die Option "Auschecken aktivieren", falls Sie diese verwenden möchten. Wenn Sie diese Funktion nutzen, erhalten Sie einen besseren Überblick über Ihre Teilnehmerzahlen (und nicht nur über die Anwesenheit), da Sie sehen können, wie viel Zeit jeder Teilnehmende bei der Veranstaltung und den einzelnen Programmpunkten verbracht hat. 


Suche nach Name oder E-Mail 
Schließlich können Sie auf der Registerkarte Einstellungen auch eine Suchoption aktivieren, die anstelle eines QR-Scans für das Ein- und Auschecken verwendet werden kann.

Profil & Erfolgsbildschirm

In diesem Bereich der Seite "Einstellungen" können Sie die Option "Personengruppen anzeigen" in den Profilen und Bestätigungsbildschirmen aktivieren, die bei der Verwendung der Onsite-App angezeigt werden. 

Wenn das Kontrollkästchen Personengruppen anzeigen aktiviert ist, werden die Gruppeninformationen nur für diejenigen angezeigt, die Zugriff auf die Verwaltung der Onsite-App bei der Veranstaltung erhalten haben. 

Verwendung der Onsite-App

Jede Person, die den Check-in für Ihre Veranstaltung durchführt, muss die Onsite-App auf ein aktuelles Apple- oder Android-Gerät herunterladen, das sie für diesen Zweck verwendet und/oder zur Verfügung gestellt bekommt.

Einloggen in die Onsite-App

Alle Personen, die bereits als Veranstalter für das Event eingetragen sind, haben automatisch Zugang zur Anmeldung in der Onsite-App mit demselben Benutzernamen (E-Mail) und Passwort, das sie auch für die Anmeldung im Experience Manager verwenden. 

Diejenigen, die keinen Veranstalterzugang haben, können eingeladen werden, sich mit einem eindeutigen Zugangscode anzumelden, den sie per E-Mail erhalten.

Nach dem Einloggen findet der Benutzende eine Liste aller Veranstaltungen, zu denen er eingeladen wurde und/oder für die er als Veranstalter aufgeführt ist. Ein Hamburger-Menü oben links (☰) bietet dem Nutzenden außerdem die Möglichkeit, die Sprache einzustellen, in der die Onsite-App angezeigt wird.

Nach dem Anklicken der Veranstaltung wird der Benutzende dazu aufgefordert, zwischen Event und Sitzungs-(Programmpunkt) Check-in zu wählen. 

Von hier aus wird ein Menü mit den folgenden Optionen zur Verfügung gestellt:

• Einchecken
• Auschecken
• Suchen
• Kiosk
  
  

Ein- und Auschecken von Teilnehmern als Organisator

Sobald Sie sich in die App vor Ort eingeloggt haben, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Suche oder durch Scannen eines QR-Codes ein- oder auszuchecken, den der Teilnehmer im Bereich "Mein Ausweis" des Teilnehmer-Dashboards auf der Veranstaltungsfläche aufrufen kann.

When the check in or check out is complete, a confirmation page will appear to display the following attendee information:

• Attendee name
• Pronouns
• Email addressCompany and Title
• People Groups that the attendee has been assigned to

Kiosk-Option verwenden

Um die Kiosk-Option auf einem Gerät zu aktivieren, welches Sie vor Ort verwenden möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus: 

• Wählen Sie die Option "Kiosk" im unteren Menü der Onsite-App
• Geben Sie einen Namen ein, der für den von Ihnen erstellten Kiosk steht (dieser wird in Ihrer Ereignisanalyse angezeigt)
• Wählen Sie die Art des Kiosks aus, den Sie erstellen möchten: Einchecken oder Auschecken. 

Im Kioskmodus können die Teilnehmenden ihren QR-Code selbst scannen, um ein- oder auszuchecken. Wenn Sie die Suchoption aktiviert haben, steht diese auch als alternative Möglichkeit zum Ein- oder Auschecken zur Verfügung.

Check-in-Nutzungsstatistiken

Statistiken für Veranstaltungsteilnahme

Die Analysen zu den Teilnehmerzahlen Ihrer Veranstaltung finden Sie auf der Registerkarte "Personen" im Bereich "Nutzungsstatistiken" im Experience Manager. 

Wählen Sie die Option "Vor Ort" oben links auf der Seite, um auf die folgenden Details zuzugreifen:

• Gesamtzahl der Personen, die der Veranstaltung hinzugefügt wurden
• Gesamtzahl der einzigartige Check-ins
• Check-ins und Check-outs im Laufe der Zeit
• Aufschlüsselung der Check-ins und Check-out der Teilnehmenden mit Datum und Zeitstempel

Statistiken für Programmpunktteilnahmen

Die Analysen zu Ihren Programmpunktteilnahmen finden Sie auf der Registerkarte "Programmpunkte" des Bereichs "Nutzungsstatistiken" im Experience Manager. 

Hier finden Sie Details zu folgenden Punkten:

• Gesamtzahl der Programmpunkte
• Gesamtzahl der Check-ins
• Gesamtzahl der Check-outs
• Aufschlüsselung der ein- und ausgecheckten Programmpunkte mit Datum und Zeitstempel

Um die Analysen zu einem bestimmten Programmpunkt einzugrenzen, verwenden Sie das Dropdown-Menü auf der linken oberen Seite.