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      Stornierungen und Rückerstattungen auf der Registrierungsplattform

      In diesem Artikel erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie Teilnehmerregistrierungen stornieren und entsprechend dokumentieren können.


      Schritt 1: Gehen Sie zu den Teilnehmerdetails und wählen Sie "storniert" aus dem Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke, um den Registrierungsstatus des Teilnehmers zu ändern.

      Schritt 2: Führen Sie die tatsächliche Rückerstattung über die Zahlungsplattform durch, die für diese Registrierung verwendet wurde.

      Schritt 3: Um eine Gutschrift zu erstellen, die Sie bei Bedarf mit Ihren Teilnehmer*Innen teilen können, klicken Sie einfach auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Teilnehmerdetails und wählen Sie die Option "Gutschrift erstellen".

      Die Option "Gutschrift erstellen" wird nur benötigt, wenn zuvor eine Rechnung erstellt wurde.

      Schritt 4 (optional): Hinterlegen Sie eine Notiz in den Teilnehmerdetails unter "Wichtige Informationen", um die Rückerstattung zu dokumentieren.

      TIPP: Nutzen Sie einen benutzerdefinierten Registrierungsstatus, um den Status der Erstattung nachzuverfolgen, zum Beispiel "storniert - nicht erstattet" und "storniert - erstattet".

      Was passiert, wenn ein Teilnehmer seine Anmeldung storniert hat, aber noch keine Zahlung geleistet hat?

      In diesem Fall befolgen Sie die gleichen Schritte wie oben beschrieben. Sie können jedoch Schritt 2 (Rückerstattung über die Zahlungsplattform) überspringen, da die Zahlung des Teilnehmenden noch nicht getätigt wurde.

      Wie ist der Ablauf für die Stornierung von Gruppenregistrierungen?

      Wenn alle Teilnehmenden einer Gruppe ihre Registrierungen stornieren möchten, müssen sie die gleichen Schritte wie oben beschrieben befolgen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Gutschrift und Rückerstattung der Zahlung über die Teilnehmerdetails des Gruppen-Registrierungsmanagers durchgeführt werden muss.

      Wenn nur ein Teil der Gruppe seine Anmeldung stornieren möchte, muss dies weiterhin über die Details des Registrierungsmanagers erfolgen. Anstatt jedoch eine Gutschrift zu erstellen (die sich auf den Gesamtbetrag aller Anmeldungen bezieht), müssen Sie über die Registerkarte "Zahlung" des Registrierungsmanagers eine Rückerstattung vornehmen.

      Hinweis: Die Erstattungsfunktion sollte nur für die Bearbeitung von Überzahlungen verwendet werden, nicht für die Stornierung einzelner Registrierungen selbst. Eine detaillierte Anleitung zur Verwendung der Erstattungsfunktion finden Sie in diesem Artikel.

       

      Bitte beachten Sie Folgendes, wenn eine Integration mit einem Event Space besteht


      Wenn Sie eine Integration mit einem Event Space verwenden, wird die stornierte Person nicht automatisch aus der Personenbibliothek entfernt. Dieser Schritt muss manuell durchgeführt werden, nachdem Sie die oben genannten Schritte abgeschlossen haben.

      Hier gibt es drei verschiedene Optionen, zwischen denen Sie wählen können. Jede Option hat ihre eigenen Vor- und Nachteile.

      OPTION 1
      Um zu verhindern, dass der abgesagte Teilnehmende auf den Event Space zugreifen kann, können Sie diesen in der Personenbibliothek behalten, aber die jeweilige E-Mail-Adresse aus deren Personenprofil löschen. Darüber hinaus können Sie die Personengruppe "Teilnehmende" durch eine andere Bezeichnung, wie zum Beispiel "abgesagt", ersetzen.

       

      OPTION 2
      Entfernen Sie das Teilnehmerprofil nur aus der Personenbibliothek im Experience Manager.

      Achtung: Wir raten prinzipiell davon ab, Daten im Experience Manager zu löschen, die aus der Registrierung stammen, da dies Ihre Integration beeinträchtigen und möglicherweise Fehler verursachen kann.

       

      OPTION 3
      Entfernen Sie die Teilnehmerdaten aus der Teilnehmerliste Ihrer Registrierung. Mit dieser Methode wird das entsprechende Personenprofil im Experience Manager automatisch gelöscht, ohne dass das Risiko möglicher Fehler besteht. Bevor Sie die Personendaten im Backend der Registrierung löschen, können Sie die vollständige Teilnehmerliste zur Dokumentation exportieren.

      Hinweis: Sie haben die Möglichkeit festzulegen, dass Anmeldungen nur dann an die Personenbibliothek des Experience Managers gesendet werden, wenn der Zahlungsstatus auf "bezahlt" gesetzt ist. Um diese Einstellung zu aktivieren, müssen Sie das Kontrollkästchen für "Webhooks nur senden, wenn der Zahlungsstatus des Teilnehmers bezahlt ist" unter Geeks > Integrationen anklicken.

      Beachten Sie bitte, dass kostenlose Anmeldungen immer sofort synchronisiert werden.

       

      Zusätzliche Informationen

      • Der Betrag für Kategorien und Optionen geht automatisch auf das Kontingent für andere zu buchende Teilnehmer zurück.
        Daher wird die Registerkarte "Optionen" in den Teilnehmerdetails automatisch ausgeblendet, wenn der Anmeldestatus auf "storniert", "abgelehnt" oder "kommt nicht" gesetzt wird.
      Vor der Statusänderung:

      Nach der Statusänderung:

       

      • Der Betrag des "Geschuldeten Saldos" im Bereich "Zahlungen" der Teilnehmerdetails bleibt unverändert, auch wenn der Registrierungsstatus (auf z.B. storniert) geändert wird. Wenn Sie den ausstehenden Betrag auf Null setzen möchten, müssen Sie den Teilnehmenden als bezahlt markieren.

      Wenn Sie den Registrierungsstatus des Teilnehmenden auf "storniert", "abgelehnt" oder "kommt nicht" ändern, werden die Symbole für den Preis und die zusätzlichen Informationen in der Teilnehmerliste ausgeblendet. Der Status "wartet auf Zahlung" wird entfernt, unabhängig davon, ob noch ein fälliger Restbetrag vorhanden ist.