Um eine Registrierung zu ermöglichen, die ausschließlich auf persönlicher Einladung basiert, müssen Sie Registrierungscodes verwenden.
Sie haben die Wahl zwischen zwei Optionen:
- Persönliche Codes: Wir empfehlen diese Methode, wenn Sie personalisierte E-Mail-Einladungen über unsere Registrierungsplattform verschicken möchten, um das Erlebnis für den Teilnehmenden persönlicher zu gestalten und außerdem sicherzustellen, dass die Teilnehmenden die Codes nicht an Dritte weitergeben können.
- Allgemeiner Code: Wir empfehlen die Verwendung eines allgemeinen (einheitlichen) Codes, wenn Sie sicher sind, dass Ihre Teilnehmenden den Code nicht an Dritte weitergeben, und Sie eine interne Lösung für das Versenden der Einladungen an Ihre Teilnehmenden verwenden möchten.
Persönliche Codes verwenden
Um Ihre Registrierungscodes zu erstellen, besuchen Sie den Abschnitt "Einstellungen" unter dem Bereich "Anmeldung" auf Ihrer EventMobi-Registrierungsplattform. Auf dieser Seite finden Sie eine Option, mit der Sie die eingeschränkte Registrierung aktivieren können.
Um sicherzustellen, dass dieser Code im Registrierungsprozess nicht übersprungen werden kann, aktivieren Sie bitte auch das Kontrollkästchen "Code verpflichtend machen".
Wählen Sie nun die Option "Verwenden Sie einen persönlichen Code für jeden Teilnehmer". Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, für jeden Teilnehmer einen individuellen Code zu generieren. Dies geschieht ganz einfach, indem Sie eine herunterladbare Vorlage verwenden, die danach wieder in die Plattform importiert werden kann.
Wenn Sie den Registrierungscode aktivieren, haben Sie auch die Option, den Text im Pop-up-Fenster anzupassen, der angezeigt wird, wenn sich jemand für die Veranstaltung registriert.
Wenn Sie den folgenden Satz hinzufügen: "Bitte geben Sie den Code ein, den Sie in der Einladungs-E-Mail erhalten haben:", wird dieser Satz bei der Registrierung angezeigt.
Wenn Sie sich entscheiden, persönliche Codes für jeden Teilnehmenden zu verwenden, müssen Sie die Excel-Vorlage verwenden, die zur Verfügung gestellt wird. Mit dieser Vorlage können Sie die Codes erstellen, die für jede Person gelten, die sich für die Veranstaltung anmeldet. Um die Vorlage zu verwenden, müssen Sie sie zuerst herunterladen und öffnen.
Sobald Sie die Vorlage heruntergeladen haben, können Sie damit beginnen, die gewünschten Teilnehmerdaten für Ihre Einladungen einzugeben.
Hinweis: Jeder Registrierungscode, den Sie vergeben, muss für jede Person eindeutig sein, da er nur einmal verwendet werden kann.
Sobald die Excel-Vorlage ausgefüllt ist, können Sie die Informationen über die Schaltfläche "Liste der persönlichen Codes hochladen" importieren. Sobald der Upload abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.
Hinweis: In der heruntergeladenen Vorlage finden Sie möglicherweise zusätzliche Registrierungsfelder, die Sie erstellt haben. Diese Felder müssen nicht ausgefüllt werden, sondern können leer bleiben.
Wie Sie auf die Liste der Teilnehmer/Vorregistranten zugreifen können
Neben der der Schaltfläche zum Hochladen wird die Anzahl der bereits importierten Codes angezeigt. Diese Anzahl entspricht den Personen, die Sie bereits für die Veranstaltung hochgeladen haben, aber ihre Anmeldung noch nicht abgeschlossen haben. Die Anzahl stimmt mit der Anzahl der Teilnehmenden in Ihrer Excel-Datei überein.
Die Teilnehmenden, die Sie in Ihre hochgeladene Liste aufgenommen haben, werden in Ihrer Teilnehmerliste angezeigt. Sie können auf diese Liste zugreifen, indem Sie zur Seite "Teilnehmer" im Bereich "Allgemein" Ihrer EventMobi-Registrierungsplattform gehen.
Um die Liste auf die Personen zu beschränken, die hochgeladen wurden, können Sie nach dem Status "Importiert/Vorregistrierungen" filtern.
Hinweis: Sobald sich eine Person für die Veranstaltung angemeldet hat, wird ihr Status automatisch auf "Anmeldung abgeschlossen" aktualisiert.
Tipps zur Verwendung von Registrierungscodes
- Ein eindeutiger Code kann verschiedene Formen haben. Beispiele dafür sind die E-Mail-Adresse, die Ausweisnummer oder die Studenten-/Arbeitnehmer-ID. Sie können den Code je nach Ihren Bedürfnissen und Präferenzen wählen.
- Die Registrierungscodes sollten gemeinsam mit den Einladungen zur Registrierung verwendet werden.
- Codes können verwendet werden, um eine begrenzte Anzahl von Registrierungen für eine ausgewählte Gruppe zu ermöglichen (z. B. 10 Tickets für eine Organisation).
Senden von Einladungs-E-Mails
Sobald Ihre Teilnehmerliste und die Codes in die EventMobi Registrierungsplattform hochgeladen wurden, besteht der nächste Schritt darin, die Einladungs-E-Mail vorzubereiten, die Sie versenden möchten.- Besuchen Sie die Seite "E-Mailing" im Bereich "Allgemein" der EventMobi Registrierungsplattform
- Wählen Sie die Option "Kampagne anlegen" oben rechts
- Aktualisieren Sie auf der daraufhin angezeigten Seite das Feld "Nach Status filtern" auf Importiert/Vorregistrierungen (standardmäßig auf Englisch "imported/pre-registrations")
Hinweis: Alle importierten Teilnehmer werden automatisch auf den Status "Importiert/Vorregistrierungen" gesetzt. Durch die Aktualisierung dieses Feldes können Sie also sicherstellen, dass Sie alle Teilnehmer erfassen, die zur Anmeldung eingeladen werden sollen.
- Je nach den Informationen, die Sie in der hochgeladenen Excel-Vorlage vorausgefüllt haben, können Sie die E-Mail auch nach Ticketkategorie und Optionen filtern.
- Beim Bearbeiten des Textinhalts Ihrer Einladungs-E-Mail auf das Symbol {} und wählen Sie die Option "Registrierungscode" aus dem verfügbaren Menü - dies ist besonders wichtig, wenn Sie den Registrierungscode als verpflichtend festgelegt haben.
- Mit dem Symbol {} haben Sie auch die Möglichkeit, weitere personalisierte Informationen wie Vor- und Nachnamen einzufügen.
- Nutzen Sie die Möglichkeit "Quellcode" um mit HTML zusätzliche Elemente einzufügen, wie zum Beispiel ein Header-Bild.
- Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern.
Verwendung eines allgemeinen Codes
Wählen Sie die Option "Eindeutigen Code definieren", um einen einzigen Code zu generieren, der an alle Teilnehmende Ihrer Veranstaltung verteilt wird.
