Kunden als finanzielle Beitragszahler
Die Unterscheidung zwischen Teilnehmenden und Kunden in der Eventmanagement-Software bietet zahlreiche Vorteile wie finanzielle Klarheit, effektives Kundenbeziehungsmanagement, gezieltes Marketing, effizienten Support und verbesserte Berichte und Analysen. Dies kann zu einer höheren Kundenzufriedenheit, einer genaueren Finanzverwaltung und einer besseren Entscheidungsfindung für Eventveranstalter führen. Die Möglichkeit, Teilnehmende und Kunden zu unterscheiden, ist ein wichtiges Merkmal des neuen Rechnungsmoduls von Eventmobi.
Kunden anlegen
Bei der Registrierung einer kostenpflichtigen Veranstaltung ist es immer der erste Schritt, ein Journal mit Ihrer Veranstaltung zu verknüpfen. Wenn keine Verknüpfung besteht, werden keine Kunden- oder Finanzdokumente erstellt.
Lernen Sie hier, wie Sie neue Journale erstellen und diese an Ihre Veranstaltung verknüpfen.
Wie werden Kunden erstellt?
Kunden werden automatisch erstellt, sobald sich ein Teilnehmender für eine kostenpflichtige Veranstaltung registriert. Das System erkennt dies und erstellt einen neuen Kunden im Rechnungsmodul. Für jede Anmeldung wird ein Kunde angelegt, das bedeutet, wenn sich derselbe Teilnehmende mehrmals anmeldet, entstehen mehrere Kunden.
Welche Informationen sind mit einem Kunden verknüpft?
Ein Kunde umfasst sämtliche finanziellen Informationen aus dem Registrierungsformular sowie den zugehörigen Finanzdokumenten. Dadurch haben Sie umfassende Daten zur Verfügung, die Ihnen einen detaillierten Überblick ermöglichen.
In der Übersicht der Kunden finden Sie alle relevanten Informationen auf einen Blick:
- Vollständiger Name
- Name des Unternehmens
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Land
Wenn eines dieser Felder im Anmeldeformular fehlt, wird die entsprechende Spalte leer bleiben. Um sicherzustellen, dass alle Informationen vollständig sind, verwenden Sie bitte die vordefinierten Felder. Im nächsten Abschnitt finden Sie eine Anleitung dazu.
Wie können Sie die Standardfelder von den benutzerdefinierten Feldern unterscheiden?
Navigieren Sie in Ihrer Veranstaltung zum Bereich "Formular" unter Anmeldung:
- Klicken Sie auf das Kästchen "Feldnamen anzeigen"
- Neben der Bezeichnung des Formularfeldes sehen Sie nun den spezifischen Feldnamen.
- Unterscheiden Sie die Standardfelder von den benutzerdefinierten Feldern, indem Sie auf den jeweiligen Eintrag achten. Benutzerdefinierte Felder haben immer den Eintrag "free_field". Standardfelder haben hingegen einen spezifischen Wert, wie zum Beispiel "cpy_vat_number" für das Feld Mehrwertsteuer.
- Stellen Sie sicher, dass alle Standardfelder in der Kundentabelle aktiviert sind, wenn Sie möchten, dass sie alle in der Tabelle angezeigt werden. Die Felder in der Tabelle beinhalten:
- Name - firstname & lastname
- Name des Unternehmens - cpy_name
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer - cpy_vat_number
- E-Mail - email
- Land des Unternehmens - cpy_country
Verwalten Sie Ihre Kunden
Filtern Sie Ihre Kundenübersicht
Navigieren Sie zum Rechnungsmodul > Abschnitt Kunden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter".
- Geben Sie an, nach welchen Kriterien Sie filtern möchten. Sie können nach einem oder mehreren Kriterien filtern.
- Name - Hier können Sie nach dem Namen des Kunden filtern.
- Unternehmensname - hier können Sie nach dem Firmennamen des Kunden filtern
- Umsatzsteuernummer - hier können Sie nach der Umsatzsteuernummer des Kunden filtern
- E-Mail - hier können Sie nach der E-Mail des Kunden filtern
- Land - hier können Sie nach dem Land der Firma des Kunden filtern
- Status - hier können Sie nach dem Status des Kunden filtern
Bei den meisten Feldern handelt es sich um freie Textfelder, außer beim Land und beim Status. In diesen beiden Feldern haben Sie die Möglichkeit, aus einer Liste auszuwählen. Das bedeutet, dass Sie normalerweise Buchstaben und Zahlen eingeben können, um Ihre Suche zu verfeinern. Bei den Auswahllisten müssen Sie jedoch einen Eintrag auswählen, nach dem Sie filtern möchten.
- Ihre Änderungen werden automatisch übernommen, daher ist kein zusätzliches Speichern erforderlich.
Filter entfernen
- Klicken Sie auf das Kreuz neben der Filter-Schaltfläche.
ODER
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter".
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Clear", um Ihre Filter zu löschen und die vollständige Liste der Kunden anzuzeigen.
Kundendetails anzeigen
- Navigieren Sie zum Rechnungsmodul > Abschnitt Kunde.
- Klicken Sie auf einen Kunden, um seine Details anzuzeigen.
- Navigieren Sie zum Modul Rechnung > Abschnitt Kunde.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben dem gewünschten Kunden.
Wählen Sie "Details anzeigen".
In den Kundendetails finden Sie alle Finanzinformationen und Dokumente, die Sie benötigen, wie Rechnungen, Gutschriften und Proformas, die mit dem jeweiligen Kunden verknüpft sind.
Status eines Kunden ändern
Die Funktion "Kunden archivieren" erleichtert die Verwaltung Ihrer Kundendaten. Sie können Kunden, die derzeit nicht aktiv sind, aber deren Daten möglicherweise in Zukunft benötigt werden, in einer archivierten Liste speichern. Wenn Sie auf die Daten dieser Kunden zugreifen müssen, können Sie sie einfach wieder in den aktiven Status zurückversetzen. Zusätzlich haben wir eine neue Funktion eingeführt, mit der Sie archivierte Kunden dauerhaft löschen können. Dadurch stellen wir sicher, dass Ihre Datensätze immer auf dem neuesten Stand sind und keine Unordnung entsteht.
Kunden archivieren
Navigieren Sie zum Rechnungsmodul > Abschnitt Kunde.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben dem gewünschten Kunden.
- Wählen Sie "Archivieren".
- Klicken Sie zum Bestätigen auf das rote Häkchen.
Statusänderung bei archivierten Kunden
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter".
- Filtern Sie nach dem Status "Archiviert".
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben dem gewünschten Kunden.
- Wählen Sie "Wiederherstellen".
Kunden löschen
Navigieren Sie zum Rechnungsmodul > Abschnitt Kunde.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter".
- Filtern Sie nach dem Status "Archiviert".
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben dem gewünschten Kunden.
- Wählen Sie "Löschen".
