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Modul Rechnungen: Finanzielle Dokumente

Erstellen Sie mühelos Rechnungen, Proformas und Gutschriften für Ihre Veranstaltungen und behalten Sie den Überblick über alle Finanzdokumente.

Wo können Sie Ihre Finanzunterlagen einsehen?

Es gibt verschiedene Bereiche innerhalb Ihres Registrierungszugangs, in denen Sie Ihre Finanzdokumente einsehen können:

Teilnehmer-Details
Details zum Kunden im Rechnungsmodul
In den jeweiligen Abschnitten Proformas/Rechnungen/Gutschriften im Rechnungsmodul
In den jeweiligen Abschnitten Proformas/Rechnungen/Gutschriften unter "Finanzen" auf Veranstaltungsebene

Proformas

Wenn Sie Ihr Proforma-Journal mit einem Rechnungs-Journal verknüpft haben, können Sie basierend auf der Proforma eine Rechnung erstellen.

Proformas - Teilnehmerdetails

Navigieren Sie auf Veranstaltungsebene zum Abschnitt Allgemein > Teilnehmer.
Klicken Sie dann auf den gewünschten Teilnehmer.
Über das Menü mit den drei Punkten stehen Ihnen neben der Proforma die folgenden Aktionen zur Verfügung:

- Rechnung generieren - auf der Grundlage Ihrer Proforma wird automatisch eine Rechnung über denselben Betrag erstellt.
  Hinweis: Sie können nur eine Rechnung pro vorhandener Proforma erstellen.
- E-Mail senden - Sie können das Finanzdokument per E-Mail an den Teilnehmer senden.
- Herunterladen - Sie können das Finanzdokument herunterladen.

Sie können auch auf den Namen des Finanzdokuments klicken, um es anzuzeigen.

Proformas - Kundendetails

Klicken Sie auf den Namen des Kunden, um dessen Details anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um:
- die Proforma in eine Rechnung zu konvertieren. Der Betrag wird auf beiden Dokumenten gleich sein.
- die Dokumente als PDF herunterzuladen.
- die Gutschrift per E-Mail an den Kunden zu senden.
- das Dokument zu archivieren (vergessen Sie nicht, das rote Häkchen zur Bestätigung anzuklicken).

Hinweis: In dieser Ansicht werden nur die aktiven Dokumente angezeigt. Wenn Sie auf die Dokumentennummer klicken, gelangen Sie zu den detaillierten Informationen des jeweiligen Dokuments.

Abschnitt Proformas - Modul Rechnungen

Navigieren Sie zum Abschnitt Rechnungsmodul > Proforma.

Sie können Ihre Dokumentenübersicht filtern, die Details eines Dokuments einsehen oder auf die Schaltfläche mit den drei Punkten klicken, um weitere Aktionen durchzuführen.

Filter

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter".
Geben Sie an, nach welchen Kriterien Sie filtern möchten. Sie können nach einem oder mehreren Kriterien filtern.
- Proforma-Nummer - damit können Sie die Nummer des Proformas filtern.
- Proforma-Datum nach - Sie können alle Dokumente filtern, die nach einem bestimmten Datum ausgestellt wurden.
- Kundenname - damit können Sie nach dem Namen des Kunden filtern, der mit dem Proforma verknüpft ist.
- Firmenname - hier können Sie nach dem Namen der Firma filtern, die mit dem Proforma verknüpft ist. 
- Zahlungsstatus - diese Auswahlliste ermöglicht es Ihnen, nach dem Zahlungsstatus des Dokuments zu filtern: Alle, Bezahlt oder Nicht bezahlt.
- Proforma-Fälligkeitsdatum nach - Sie können alle Dokumente filtern, deren Fälligkeitsdatum nach einem bestimmten Datum liegt.
- Status - mit dieser Auswahlliste können Sie nach dem Status des Dokuments filtern: Aktiv oder Archiviert.

Sie brauchen nicht zu speichern, Ihre Änderungen werden direkt übernommen.

Filter entfernen

Klicken Sie auf das Kreuz neben der Filter-Schaltfläche.
ODER  
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter". 
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Löschen", um Ihre Filter zu löschen und die vollständige Liste der Proformas anzuzeigen.

Einzelheiten eines Proforma

Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um dessen Details anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Aktionen", um:
Konvertieren Sie die Proforma in eine Rechnung. Der Betrag wird auf beiden Dokumenten gleich sein.
die Dokumente als PDF herunterladen
die Gutschrift per E-Mail an den Kunden zu senden
das Dokument zu archivieren (vergessen Sie nicht, das rote Häkchen zur Bestätigung anzuklicken).

Hinweis: Sie können auf den Namen des Kunden klicken, um zu den Kundendetails weitergeleitet zu werden.

Drei-Punkte-Taste

Anzeigen der Dokumentendetails.
Details zum Kunden anzeigen.
Laden Sie das Dokument als PDF herunter.
Senden Sie die Proforma per E-Mail an den Kunden.
Konvertieren Sie Ihre Proforma in eine Rechnung.
Archivieren/Wiederherstellen je nach dem aktuellen Status des Dokuments.

Hinweis: Wenn Ihr Dokument archiviert ist, können Sie ein Dokument auch dauerhaft löschen.

Rechnungen

Es ist wichtig zu beachten, dass nur eine aktive Rechnung mit jeder Anmeldung verknüpft werden kann. Wenn der Organisator der Veranstaltung Änderungen vornimmt, werden Sie aufgefordert, eine Gutschrift und eine neue Rechnung zu erstellen. Wenn der Teilnehmer das Formular, die Kategorien oder Optionen ändert, wird automatisch eine Gutschrift über den vollen Betrag sowie eine neue Rechnung erstellt.

Wenn der Teilnehmer Änderungen an seinen Kategorien und Optionen vornimmt oder eines der folgenden Standardfelder ändert (*siehe Abschnitt Standardfelder im Benutzerhandbuch*), wird automatisch eine neue Rechnung und Gutschrift erstellt.

Firmenname - cpy_name
Straße - cpy_street
Hausnummer - cpy_street_number
Postfach - cpy_straet_box
Postleitzahl - cpy_zip_code
Stadt - cpy_city
Bundesland - cpy_state
Land - cpy_country
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer - cpy_vat_number
Ihre Bestellnummer oder PO - inv_order_ref
Rechnung zu Händen von - inv_to

Rechnung - Teilnehmerdetails

Navigieren Sie zum Abschnitt Veranstaltung > Allgemein > Teilnehmer.

Klicken Sie dann auf den gewünschten Teilnehmer.

Über das Menü mit den drei Punkten neben der Rechnung stehen Ihnen die folgenden Aktionen zur Verfügung:

Erstellen Sie eine Gutschrift - basierend auf Ihrer Rechnung wird automatisch eine Gutschrift über denselben Betrag erstellt.
Hinweis: Sie können nur eine Gutschrift pro bestehender Rechnung erstellen.
Wenn Sie eine Gutschrift für Ihre Rechnung erstellt haben, können Sie eine neue Rechnung erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche "Weitere Aktionen" klicken und "Eine Rechnung erstellen" auswählen.
E-Mail senden - Sie können das Finanzdokument per E-Mail an den Teilnehmer senden.
Herunterladen - Sie können das Finanzdokument herunterladen.
Sie können auch auf Klicken Sie auf den Namen des Finanzdokuments, um es anzuzeigen.

Rechnung - Kundendetails

Klicken Sie auf den Namen des Kunden, um dessen Details anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um:
die Dokumente im PDF-Format herunterzuladen
die Rechnung per E-Mail an den Kunden zu senden
eine Gutschrift auf der Grundlage der Rechnung zu erstellen. Der Betrag wird auf beiden Dokumenten gleich sein.
das Dokument zu archivieren (vergessen Sie nicht, das rote Häkchen zur Bestätigung anzuklicken).

Hinweis: Es werden nur aktive Dokumente angezeigt. Klicken Sie auf die Dokumentennummer für Details.

Abschnitt Rechnungen - Modul Rechnungen

Navigieren Sie zum Abschnitt Rechnungsmodul > Rechnungen.

Sie können Ihre Dokumente filtern, Details anzeigen und auf weitere Aktionen zugreifen.

Filter

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter".
Geben Sie an, nach welchen Kriterien Sie filtern möchten. Sie können nach einem oder mehreren Kriterien filtern.
- Rechnungsnummer - damit können Sie nach der Nummer der Rechnung filtern.
- Rechnungsdatum nach - Sie können alle Dokumente filtern, die nach einem bestimmten Datum ausgestellt wurden.
- Kundenname - damit können Sie nach dem Namen des Kunden filtern, der mit der Rechnung verknüpft ist.
- Firmenname - hier können Sie nach dem Namen der Firma filtern, die mit der Rechnung verknüpft ist. 
- Zahlungsstatus - diese Auswahlliste ermöglicht es Ihnen, nach dem Zahlungsstatus des Dokuments zu filtern: Alle, Bezahlt oder Nicht bezahlt.
- Fälligkeitsdatum der Rechnung nach - Sie können alle Dokumente filtern, deren Fälligkeitsdatum nach einem bestimmten Datum liegt.
- Status - mit dieser Auswahlliste können Sie nach dem Status des Dokuments filtern: Aktiv oder Archiviert.

Sie brauchen nicht zu speichern, Ihre Änderungen werden direkt übernommen.

Filter entfernen

Klicken Sie auf das Kreuz neben der Schaltfläche "Filter".

ODER  

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter". 
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Löschen", um Ihre Filter zu löschen und die vollständige Liste der Rechnungen anzuzeigen.

Details einer Rechnung

Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um dessen Details anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Aktionen", um:
die Dokumente im PDF-Format herunterzuladen
die Rechnung per E-Mail an den Kunden zu senden
eine Gutschrift auf der Grundlage der Rechnung zu erstellen. Der Betrag wird auf beiden Dokumenten gleich sein.
das Dokument zu archivieren (vergessen Sie nicht, das rote Häkchen zur Bestätigung anzuklicken).

Hinweis: Sie können auf den Namen des Kunden klicken, um zu den Kundendetails weitergeleitet zu werden.

Drei-Punkte-Taste

Anzeigen der Dokumentendetails.
Details zum Kunden anzeigen.
Das Dokument als PDF herunterladen.
Senden Sie die Rechnung per E-Mail an den Kunden.
Eine Gutschrift auf Basis der Rechnung generieren.
Archivieren/Wiederherstellen je nach dem aktuellen Status des Dokuments.

Hinweis: Wenn Ihr Dokument archiviert ist, können Sie es auch endgültig löschen.

Abschnitt Rechnungen - Modul Veranstaltungen

Navigieren Sie zum Abschnitt Veranstaltungsmodul > Geld > Rechnungen.

Auf dieser Seite können Sie die folgenden Aktionen durchführen:

Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um das Dokument herunterzuladen oder um zur Detailseite des Teilnehmers zu gelangen, um weitere Aktionen durchzuführen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter", um Ihre Übersicht zu filtern.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Exportieren", um die Details der ausgestellten Rechnungen in eine Excel- oder CSV-Datei zu exportieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Aktionen", um alle Finanzdokumente dieses Bereichs zu exportieren.
Klicken Sie auf den Namen des Finanzdokuments, um es anzuzeigen.

Gutschriften

Um eine Gutschrift zu erstellen, müssen Sie eine Rechnung als Referenz haben.

Gutschriften - Teilnehmerdetails

Navigieren Sie zum Abschnitt Veranstaltung > Allgemein > Teilnehmer.

Klicken Sie dann auf den gewünschten Teilnehmer.

Über das Menü mit den drei Punkten neben der Gutschrift stehen Ihnen die folgenden Aktionen zur Verfügung:

E-Mail senden - Sie können das Finanzdokument per E-Mail an den Teilnehmer senden.
Herunterladen - Sie können das Finanzdokument herunterladen.

Sie können auch auf den Namen des Finanzdokuments klicken, um es anzuzeigen.

Gutschriften - Kundendetails

Klicken Sie auf den Namen des Kunden, um dessen Details anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um:
die Dokumente im PDF-Format herunterzuladen
die Gutschrift per E-Mail an den Kunden zu senden
das Dokument zu archivieren (vergessen Sie nicht, das rote Häkchen zur Bestätigung anzuklicken).

Hinweis: In diesem Bereich werden nur aktive Dokumente angezeigt. Wenn Sie auf die Dokumentennummer klicken, werden Sie zu den Details des Dokuments weitergeleitet.

Abschnitt "Gutschriften" - Modul "Rechnungen

Navigieren Sie zum Abschnitt Rechnungsmodul > Gutschriften.

Sie können Ihre Dokumentenübersicht filtern, die Details eines Dokuments einsehen oder auf die Schaltfläche mit den drei Punkten klicken, um weitere Aktionen durchzuführen.

Filter

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter".
Geben Sie an, nach welchen Kriterien Sie filtern möchten. Sie können nach einem oder mehreren Kriterien filtern.
- Gutschriftsnummer - damit können Sie nach der Nummer der Gutschrift filtern.
- Gutschriftsdatum nach - Sie können nach allen Dokumenten filtern, die nach einem bestimmten Datum ausgestellt wurden.
- Kundenname - hier können Sie nach dem Namen des Kunden filtern, der mit der Gutschrift verknüpft ist.
- Firmenname - hier können Sie nach dem Namen der Firma filtern, die mit der Gutschrift verknüpft ist. 
- Fälligkeitsdatum der Gutschrift nach - Sie können alle Dokumente filtern, deren Fälligkeitsdatum nach einem bestimmten Datum liegt.
- Status - mit dieser Auswahlliste können Sie nach dem Status des Dokuments filtern: Aktiv oder Archiviert.
Sie brauchen nicht zu speichern, Ihre Änderungen werden direkt übernommen.

Filter entfernen

Klicken Sie auf das Kreuz neben der Schaltfläche "Filter".
ODER  
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter". 
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Löschen", um Ihre Filter zu löschen und die vollständige Liste der Gutschriften anzuzeigen.

Details einer Gutschrift

Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um dessen Details anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Aktionen", um:
Die Dokumente als PDF herunterladen
die Gutschrift per E-Mail an den Kunden zu senden
das Dokument zu archivieren (vergessen Sie nicht, das rote Häkchen zur Bestätigung anzuklicken).

Hinweis: Sie können auf den Namen des Kunden klicken, um zum Abschnitt mit den Kundendetails weitergeleitet zu werden.

Drei-Punkte-Taste

Anzeigen der Dokumentendetails.
Details zum Kunden anzeigen.
Das Dokument als PDF herunterladen.
Senden Sie eine Gutschrift per E-Mail an den Kunden.
Archivieren/Wiederherstellen je nach dem aktuellen Status des Dokuments.

Wenn Ihr Dokument archiviert wurde, haben Sie die Möglichkeit, es endgültig zu löschen.

Abschnitt Gutschriften - Modul Veranstaltungen

Navigieren Sie zum Abschnitt Veranstaltungen > Geld > Gutschriften.

Auf dieser Seite können Sie die folgenden Aktionen durchführen:

Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um das Dokument herunterzuladen oder um zur Detailseite des Teilnehmers zu gelangen, um weitere Aktionen durchzuführen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter", um Ihre Übersicht zu filtern.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Exportieren", um die Details der ausgestellten Rechnungen in eine Excel- oder CSV-Datei zu exportieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Aktionen", um alle Finanzdokumente dieses Bereichs zu exportieren.
Klicken Sie auf den Namen des Finanzdokuments, um es anzuzeigen.