Interaktive Meetingräume einrichten

Mit unserer Funktion "Interaktive Meetingräume" können bis zu 100 Personen an einem Programmpunkt, einem Meeting oder einer Aktivität teilnehmen, wobei zweiseitige Kommunikation zwischen Referenten, Teilnehmern und anderen Stakeholdern bei Ihrem virtuellen oder hybriden Event möglich ist. 

Interaktive Meetingräume ermöglichen verschiedene Arten von Programmpunkten und Aktivitäten, bei denen die Teilnehmer miteinander interagieren sollen, anstatt einen einseitigen Stream von Inhalten zu konsumieren, wie z. B.: 

  • Breakout-Sessions im Anschluss an Programmpunkte (für die Diskussion mit Referenten oder Sponsoren)
  • Workshops
  • Brainstorming-Sessions
  • Networking-Sessions
  • Soziale Aktivitäten

Wie viele Teilnehmer können einem interaktiven Meetingraum beitreten?

Interaktive Meetingräume können für bis zu 100 Programmpunkte auf Ihrer Veranstaltung verwendet werden und unterstützen bis zu 100 Teilnehmer gleichzeitig. Teilnehmer, die dem Programmpunkt beitreten, nachdem die maximale Kapazität erreicht wurde, werden benachrichtigt und können nicht sehen, was in dem Programmpunkt passiert. Sie haben aber Zugriff auf die Interaktionsfunktionen des Programmpunkts wie Chat, Live-Umfragen und Q&A. Wenn einer der 100 Teilnehmer den interaktiven Meetingraum verlässt, wird der Platz an die nächste Person weitergegeben. 

Es ist auch wichtig zu beachten, dass der interaktive Meetingraum zwar bis zu 100 Teilnehmer unterstützt, dass aber nur 12 Personen ihr Video teilen können - alle anderen Teilnehmer werden durch die Initialen ihres Namens repräsentiert und können per Audio teilnehmen. Damit eine neue Person ihr Video teilen kann, muss ein bestehender Teilnehmer seine Video-Option ausschalten, sodass jemand anderes Zugang dazu hat. 



Kann ich meinen interaktiven Meetingraum auf privat stellen?

Beim Einrichten des interaktiven Meetingraums haben Sie die Möglichkeit, zwischen einem geschlossenen und einem geöffneten Raum zu wählen. Dies bestimmt, ob Personen den interaktiven Raum sofort betreten dürfen (geöffnet) oder ob sie von einem Moderator eingelassen werden müssen (geschlossen). 

Für geschlossene Räume muss mindestens ein Moderator zugewiesen werden, der verwalten kann, wer den Raum betreten darf. Sie können so viele Moderatoren wie nötig für den Raum zuweisen; bedenken Sie aber, dass dies von der 100-Personen-Kapazität des Programmpunkts abgezogen wird. Moderatoren, die für einen interaktiven Meetingraum verantwortlich sind, müssen zunächst ein Profil in der Personenbibliothek angelegt haben, um zugewiesen werden zu können. 

 

Der interaktive Meetingraum wird als voll angezeigt?IBR room is full

Wenn Ihr interaktiver Meetingraum voll ausgelastet ist, wird dem Teilnehmer anstelle der Schaltfläche "Beitreten" eine Benachrichtigung angezeigt, dass der Raum derzeit ausgelastet ist und er später erneut versuchen soll, dem Raum beizutreten. Er kann dem Raum zwar nicht beitreten, hat aber weiterhin Zugriff auf alle aktivierten Funktionen wie Programmpunkt-Chat, Live-Umfragen und Eine Frage stellen.

 

Screenshot_IBR

Welche Funktionen des Programmpunkts kann der Moderator kontrollieren?

Personen, die als Moderator zugewiesen wurden, haben Zugriff auf folgende Funktionen:

  • Personen den Zutritt zu einem geschlossenen interaktiven Meetingraum gewähren oder ablehnen
  • Das Video eines bestimmten Teilnehmers anheften 
  • Den Anzeigenamen festlegen
  • Den Programmpunkt aufzeichnen
    Verfügbar für folgende Browser: Chrome, Firefox und Safari
  • Teilnehmer stummschalten
  • Kameras von Teilnehmern ausschalten
  • Einem Teilnehmer erlauben, seinen Bildschirm zu teilen

Moderatoren, die Sie zu einer interaktiven Breakout-Session hinzugefügt haben, werden automatisch als Moderatoren im Bereich Programmpunktdetails angezeigt. 

 

Screen Shot 2021-02-25 at 1-06-31 PM-png

Screen Shot 2021-02-25 at 1.06.20 PM

 

Können die Teilnehmer in Kleingruppen eingeteilt werden?

Jeder Interactive Breakout Room kann bis zu 20 Breakout-Gruppen aufnehmen, in denen sich die Teilnehmer während der Sitzung in kleineren Gruppen austauschen können. Die maximale Teilnehmerzahl entspricht der des Interaktiven Breakout-Rooms selbst, d. h. insgesamt bis zu 100 Personen.

Moderatoren, die dem interaktiven Breakout Room zugewiesen sind, haben Zugriff auf eine Option, mit der sie nach Bedarf Breakout-Gruppen erstellen, benennen und Teilnehmer zuweisen können. Um Teilnehmer zuzuweisen, muss der Moderator einfach den Namen jeder Person aus dem Bereich "Nicht zugewiesen" in eine der von ihm erstellten Arbeitsgruppen ziehen und dort ablegen. Alternativ kann der Moderator die Option "Alle zuweisen" wählen, um alle Teilnehmer einer Arbeitsgruppe zuzuweisen, oder die Option "Mischen", um die Teilnehmer in verschiedene Arbeitsgruppen zu verteilen (damit diese Funktion funktioniert, müssen sie zunächst einer Arbeitsgruppe zugewiesen werden).

Teilnehmer, die einer Arbeitsgruppe zugewiesen wurden, können alle verfügbaren Gruppen sehen und werden mit der Aufforderung "Gruppe eingeben" direkt zu der Arbeitsgruppe geleitet, der sie beitreten sollen. Solange sie dieser Aufforderung nicht nachgekommen sind, bleiben die Teilnehmer im interaktiven Breakout-Hauptraum.

Es ist wichtig zu wissen, dass die Teilnehmer zwar den Arbeitsgruppen zugewiesen werden können, es ihnen jedoch freisteht, nach Belieben in andere Arbeitsgruppen zu wechseln.

Um mit allen Teilnehmern im interaktiven Breakout-Room zu kommunizieren, können die Moderatoren die Option "Go on stage" nutzen. Dadurch können sie eine verbale Nachricht an alle Gruppen senden. Teilnehmer, die vom Moderator markiert wurden, können ebenfalls eine Nachricht an die Breakout-Gruppen senden (die Moderatoren müssen dazu nicht auf der Bühne stehen).

Die Teilnehmer können keine gemeinsam genutzten Bildschirme sehen, die vom interaktiven Haupt-Breakout-Raum aus angezeigt werden, während sie sich in einer Breakout-Gruppe befinden. Darüber hinaus wird der gemeinsame Bildschirm im Interaktiven Nebenraum selbst nur als Kachel angezeigt, während die Teilnehmer in Nebengruppen organisiert sind. Diese Kachel kann jedoch bei Bedarf maximiert werden.

So erstellen Sie einen interaktiven Meetingraum

Um einen interaktiven Meetingraum hinzuzufügen, besuchen Sie die Registerkarte "Video & Konferenz" innerhalb des Programmpunkts und befolgen Sie diese Schritte:

  • Wählen Sie die Option "Konferenz" und anschließend "Interaktiver Meetingraum".
  • Setzen Sie die Privatsphäre-Einstellungen auf "Geschlossen" oder "Geöffnet".
  • Fügen Sie die gewünschten Moderatoren hinzu (für Moderatoren muss vorher ein Personenprofil angelegt worden sein).
  • Wählen Sie die Option "Raum erstellen", um zu speichern.

Wie lange ist der interaktive Meetingraum verfügbar?

Ein interaktiver Meetingraum kann zur Startzeit des Programmpunkts betreten werden und steht bis eine Stunde nach Ende des Programmpunkts zur Verfügung. Eine Ausnahme gilt für Moderatoren, denen der Zugriff auf den Programmpunkt bis zu einer Stunde vor der geplanten Startzeit gestattet ist. 

Wenn Sie planen, die Funktion "Interaktiver Meetingraum" vor Ihrer Veranstaltung zu testen, müssen Sie hierfür einen Programmpunkt anlegen, dessen Datum und Uhrzeit auf den Zeitpunkt des Test eingestellt ist.  

 

Fehlersuche 

Ich kann dem Interactive Breakout Room nicht beitreten

Es ist wichtig zu beachten, dass Sie keinen Zugang zum Interactive Breakout Room erhalten, wenn Cookies von Drittanbietern blockiert sind.

Wenn Sie dem Raum nicht beitreten können, können Sie die folgenden Schritte zur Fehlerbehebung durchführen:


Screen Shot 2021-05-27 at 5.15.15 AM
  • Inkognito/Privater Modus: Jeder Browser, der sich in einem Inkognito-Modus befindet,blockiert automatisch alle Cookies von Drittanbietern. Gehen Sie in die Einstellungen Ihres
    Browsers und aktivieren Sie
  • hrt Cookies von Drittanbietern. Sobald dies gespeichert ist, können Sie sich
    Cookies von Drittanbietern zulassen: In allen Browsern sollten Sie sicherstellen, dass Cookies von Drittanbietern aktiviert sind, da dies denZugriff auf den Interactive Breakout Room blockiert