Modul Rechnungen: Journale

Beginnen Sie mit der Erstellung Ihres ersten Journals und verknüpfen Sie es mit Ihren Mehrwertsteuerregelungen. Organisieren und konfigurieren Sie Finanzjournale für eine nahtlose Nachverfolgung.

Inhaltsverzeichnis

 

Journale - Einstellungen für die Rechnungsstellung für Ihre Veranstaltungen

Es ist wichtig, den Überblick über Ihre Finanzunterlagen zu behalten, aber mit der Journal-Funktion von EventMobi können Sie noch viel mehr tun. Dieses Tool ermöglicht es Ihnen, Ihre Finanzdokumente ganz nach Ihren Bedürfnissen anzupassen. Sie haben die Wahl zwischen dem Proforma-Journal und dem Journal für Rechnungen und Gutschriften. Mit dieser Funktion können Sie die Präfixe und Daten nach Ihren Wünschen anpassen und somit Ihre Finanzunterlagen optimal organisieren.

Der Clou: Jedes Journal in der EvenMobi-Registrierung ist mit einem Profil verknüpft, sodass Sie verschiedenen Veranstaltungen unterschiedliche Journale zuordnen können. Dadurch haben Sie die volle Kontrolle über die Mehrwertsteuervorschriften für jedes Event und können Ihre finanzielle Genauigkeit verbessern. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihre Finanzaufzeichnungen noch genauer und effizienter anzupassen.
Mit der Journal-Funktion von EventMobi können Sie Ihre Finanzen einfach verwalten.



Welche Art von Journal sollte ich erstellen?

Um ein kostenpflichtiges Event einzurichten, müssen Sie zuerst ein Journal mit Ihrer Veranstaltung verbinden. Ohne die Verknüpfung eines Journals können Sie keine Kunden- oder Finanzdokumente erstellen.
Es stehen zwei Arten von Journalen zur Verfügung, die Ihren Anforderungen entsprechen: Rechnungs-Journale und Proforma-Journale.

  1. Ich muss nur Rechnungen und Gutschriften erstellen: Wenn Sie nur Rechnungen und Gutschriften verwenden, sollten Sie ein Rechnungsjournal erstellen.
  2. Ich muss nur Proformas erstellen: Wenn Sie nur Proformas erstellen müssen, dann sollten Sie das Proforma-Journal wählen. Diese Situation kann auftreten, wenn Sie Rechnungen mit einem anderen System erstellen.
  3. Ich muss sowohl Proformas als auch Rechnungen und Gutschriften erstellen: Wenn Sie Proformas, Rechnungen und Gutschriften erstellen müssen, erstellen Sie ein Proforma-Journal, das mit Ihrem Event verknüpft ist, und ein Rechnungsjournal, das mit Ihrem Proforma-Journal verknüpft ist.

Ein Rechnungsjournal erstellen

Navigieren Sie zum Abschnitt "Journale" des Rechnungsmoduls.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Journal erstellen".

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  • Füllen Sie die notwendigen Informationen im Abschnitt "Grundlagen" aus:
    • Profil - Dieses Feld muss ausgefüllt werden. Wählen Sie ein Profil aus, für das das Journal relevant sein soll.
    • Journal-Typ - Standardmäßig ist der Typ auf "Rechnung" eingestellt. Wählen Sie "Proforma" aus, wenn Sie ein Proforma-Journal erstellen möchten.
    • Journal-Name - Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Geben Sie den Namen ein, der für Ihr Journal im Backend verwendet werden soll.
    • Umsatzsteuer- oder Firmennummer/EIN - Dieses Feld ist kein Pflichtfeld. Sie können eine gültige Mehrwertsteuernummer oder EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) eingeben, um den Wert aus Ihrem Registrierungs-Profil auf der Rechnung zu überschreiben.
    • Zusätzliche Firmennummer - Dieses Feld ist kein Pflichtfeld. Sie können eine zusätzliche Firmennummer eingeben, um den Wert aus Ihrem Profil auf der Rechnung zu überschreiben.
    • Kostenrechnungskreis - Dieses Feld ist kein Pflichtfeld. Sie können bei Bedarf eine Kostenrechnungsnummer eingeben.
    • Verfügbare MwSt.-Regeln - Dieses Feld ist nicht verpflichtend. Sie können Ihr Journal mit den zuvor erstellten MwSt.-Regeln verknüpfen. Nach der Verknüpfung haben Sie die Möglichkeit, aus allen verknüpften MwSt.-Regeln zu wählen, wenn Sie Ihr Journal mit einem Event verknüpfen.

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  • Geben Sie die erforderlichen Informationen im Abschnitt "Rechnungsdetails" ein:
    • Präfix der Rechnung - Dieses Feld ist verpflichtend. Hier können Sie das Präfix für Ihre Rechnungen festlegen. Zum Beispiel können alle Ihre Rechnungen mit RE-2024 (oder dem Datum Ihrer Veranstaltung) beginnen.
    • Rechnungsnummer startet bei- Dieses Feld ist verpflichtend. Geben Sie die Anfangsnummer für die erste erstellte Rechnung an. Standardmäßig beginnt die Nummerierung bei 1.
    • Rechnungstext - Dieses Feld ist kein Pflichtfeld. Sie können hier den Text eingeben, der auf Ihren Rechnungen angezeigt werden soll.
    • Rechnungsbedingungen - Dieses Feld ist kein Pflichtfeld. Sie können den Text eingeben, der in den Bedingungen auf Ihren Rechnungen erscheinen soll.

Hinweis: Wenn Sie möchten, dass der Rechnungstext nur angezeigt wird, wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde, klicken Sie auf das Kontrollkästchen "Text oben nicht anzeigen, wenn die Rechnung bereits bezahlt wurde".

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  • Geben Sie die erforderlichen Informationen im Abschnitt "Details zur Gutschrift" ein:
    • Präfix der Gutschrift - Dieses Feld ist verpflichtend. Sie können das Präfix für Ihre Gutschriften festlegen. Zum Beispiel beginnen alle Ihre Gutschriften mit GS-2024 (oder dem Datum Ihrer Veranstaltung).
    • Gutschriftsnummer startet mit - Dieses Feld ist verpflichtend. Geben Sie die Nummer ein, die auf der ersten erstellten Gutschrift angezeigt werden soll. Standardmäßig beginnt die Nummerierung bei 1.
    • Gutschriftstext - Dieses Feld ist kein Pflichtfeld. Sie können einen Text eingeben, der auf Ihren Gutschriften angezeigt werden soll. 

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  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".

Ein Proforma-Journal erstellen

Navigieren Sie zum Abschnitt "Journale" des Rechnungsmoduls

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Journal erstellen".

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  • Füllen Sie die notwendigen Informationen im Abschnitt "Grundlagen" aus:
    • Profil - Dieses Feld ist verpflichtend. Wählen Sie das Profil aus, für das das Journal gelten soll.
    • Journal-Typ - Standardmäßig ist der Typ auf "Rechnung" eingestellt. Ändern Sie ihn in "Proforma".
    • Journalname - Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Geben Sie den Namen ein, der für Ihr Proforma-Journal im Backend verwendet werden soll.
    • Umsatzsteuer- oder Firmennummer/EIN - Dieses Feld ist kein Pflichtfeld. Sie können eine gültige Umsatzsteuernummer oder EIN (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) eingeben, um den Wert aus Ihrem Registrierungs-Profil auf der Proforma zu überschreiben.
    • Zusätzliche Firmennummer - Dieses Feld ist nicht verpflichtend. Sie können eine zusätzliche Firmennummer eingeben, um den Wert aus Ihrem Profil auf der Proforma zu überschreiben.
    • Kostenrechnungscode - Dieses Feld ist nicht verpflichtend. Sie können bei Bedarf einen Kostenrechnungsnummer eingeben.
    • Verfügbare MwSt.-Regeln - Dieses Feld ist nicht verpflichtend. Sie können Ihr Journal mit den zuvor erstellten MwSt.-Regeln verknüpfen. Auf diese Weise haben Sie, sobald Sie Ihr Journal mit einem Event verknüpfen, die Wahl zwischen allen mit dem Journal verbundenen MwSt.-Regeln.
    • Journal - Dieses Feld ist nicht verpflichtend. Verknüpfen Sie Ihr Proforma-Journal mit einem Rechnungsjournal, wenn Sie in der Lage sein müssen, Rechnungen und Gutschriften sowie Proformas zu erstellen.

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  • Geben Sie die erforderlichen Informationen im Abschnitt "Proforma-Details" ein:
    • Proforma-Präfix - Dieses Feld ist verpflichtend. Sie können das Präfix für Ihre Proformas festlegen. Zum Beispiel werden alle Ihre Proformas mit PR-2024 (oder dem Datum Ihrer Veranstaltung) beginnen.
    • Proformanummer startet mit - Dieses Feld ist verpflichtend. Geben Sie die Nummer ein, die auf der ersten erstellten Proforma angezeigt werden soll. Standardmäßig beginnt die Nummerierung bei 1.
    • Proforma-Text - Dieses Feld ist kein Pflichtfeld. Sie können hier den Text eingeben, der auf Ihren Proformas erscheinen soll.
    • Proforma-Bedingungen - Dieses Feld ist kein Pflichtfeld. Sie können den Text eingeben, der in den Bedingungen auf Ihrer Proforma-Rechnung erscheinen soll.

HINWEIS: Wenn Sie möchten, dass der Proforma-Text nur angezeigt wird, wenn die Proforma noch nicht bezahlt wurde, klicken Sie auf das Kontrollkästchen "Text oben nicht anzeigen, wenn Proforma bereits bezahlt ist".

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".

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Verknüpfen Sie Ihr Journal mit einem Event

  • Navigieren Sie in ihrer Veranstaltung zu Finanzen > Belege und Rechnungen.
  • Wählen Sie das gewünschte Journal aus der Liste der verfügbaren "Journale" aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".

    Ihr Journal gilt nun für das Event und alle finanziellen Informationen des Events werden im Rechnungsmodul angezeigt.

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    Verwalten Sie Ihre Journale

    Filtern Sie Ihre Journalübersicht

    Navigieren Sie zum Rechnungsmodul > Bereich Journale

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter".

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    • Geben Sie an, nach welchen Kriterien Sie filtern möchten. Sie können nach einem oder mehreren Kriterien filtern.
      • Name - Hier können Sie nach dem Namen des Journals filtern.
      • Journaltyp - Sie können zwischen einem Rechnungs- oder einem Proforma-Journal wählen.
      • Umsatzsteuernummer - hier können Sie nach der Umsatzsteuernummer im Journal filtern.
      • Firmennummer - hier können Sie nach der Firmennummer im Journal filtern
      • Präfix - hier können Sie nach dem Präfix Ihrer Rechnungen, Proformas oder Gutschriften aus den Journalen filtern.

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    Alle Felder sind Freitextfelder, mit Ausnahme des Journal-Typs, bei dem es sich um eine Auswahlliste handelt, d. h. Sie können in den meisten Feldern Buchstaben und Zahlen für Ihre Recherche eingeben. Für die Auswahlliste müssen Sie einen vorgegebenen Eintrag auswählen, nach dem Sie filtern möchten.

    Sie brauchen nicht zu speichern, Ihre Änderungen werden direkt übernommen.

    Filter entfernen

    • Zum Zurücksetzen der Filtereinstellungen, klicken Sie auf das Kreuz neben der Schaltfläche "Filter".

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    Oder

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter".
    • Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Clear" (Löschen), um Ihre Filter zu löschen und die vollständige Liste anzuzeigen.

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    Ein Journal bearbeiten

    • Klicken Sie auf den Namen Ihres Journals aus der Liste aller Journale.
    • Das ausgewählte Journal wird direkt im Bearbeitungsmodus geöffnet.

    ODER


    • Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten neben dem Journal-Namen.
    • Klicken Sie auf "Bearbeiten".

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    Ein Journal löschen

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten.
    • Klicken Sie auf "Löschen".